Как составить график отпусков

Полезная информация в статье на тему: "Как составить график отпусков" от профессионалов для людей. По всем вопросам обращайтесь к дежурному юристу.

График отпусков. Образец заполнения по форме Т-7

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

  • В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
  • Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
  • Затем проставить дату заполнения документа.
  • Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

  1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
  2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

  • внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
  • женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
  • несовершеннолетние сотрудники;
  • работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
  • супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
  • граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

Как составить график отпусков

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 17 декабря текущего года Письмо Минтруда от 08.12.2017 N 14-2/ООГ-9399 .

Приказ об утверждении графика отпусков не обязателен, достаточно подписи руководителя в поле «Утверждаю» формы Т-7.

На момент утверждения в графике должны быть заполнены графы 1 — 6.

[2]

Ознакомьте работников с утвержденным графиком отпусков под роспись. Для этого дополните график еще одной графой или заведите ведомость, где работник поставит дату ознакомления и подпись.

Изменения в график отпусков вносите при переносе отпуска.

Приказ о внесении изменений в график отпусков издавать не нужно. Отметки в графике сделайте на основании приказа о переносе отпуска.

Пример внесения изменений в график отпусков при переносе отпуска

Изменяем график отпусков

Как известно, график отпусков на год утверждается за 2 недели до наступления календарного года. Он обязателен для работника и работодател Однако это не означает, что график остается неизменным в течение всего года. В него надо вносить изменения, если в течение года появятся обстоятельства, требующие изменения установленных графиком сроков предоставления отпуска тому или иному работнику (например, болезнь или декретный отпуск). Рассмотрим, как оформить изменения в различных ситуациях, когда за основу взята унифицированная форма

Дополняем график, если приняты новые сотрудники

Законодательство не требует внесения дополнений в график, если после его утверждения на работу были приняты новые сотрудники. Поэтому новым работникам отпуск можно предоставить на основании заявления без включения их в график отпусков. А можно оформить дополнение к графику в виде отдельного документа, указав в нем сведения об отпусках новых работников. Это делается так.

Читайте так же:  Договор страхования жизни правила его заключения и расторжения
Мнение выборного профсоюзного органа УТВЕРЖДАЮ
Номер Дата На год
14 Указываете порядковый номер на дату утверждения, если в организации принята нумерация для таких документов 01.04.2014 Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году 2014

апреля Указываете фактическую дату составления и утверждения дополнения к графику отпусков в текущем году
Должность (специальность, профессия) по штатному расписанию Фамилия, имя, отчество Табельный номер ОТПУСК Примечание
количество календарных дней дата перенесение отпуска
запланированная фактическая основание (документ) дата предполагаемого отпуска
2 3 4 5 6 7 8 9 10
Продавец Солнцева Ирина Петровна Указываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год 18 28 10.11.2014 Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году Принята на работу 25.12.2013 Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год
Уборщица Морковкина Ольга Ивановна Указываете ф. и. о. работников, принятых на работу после составления графика отпусков на текущий год 23 28 01.12.2014 Указываете запланированную дату начала отпуска в текущем году Принята на работу 11.01.2014 Указываете дату приема на работу после составления графика отпусков на текущий год

Изменяем график, если меняется запланированная дата отпуска

Любые другие изменения в график отпусков связаны с тем, что по каким-либо причинам отпуск предоставляется раньше или позже запланированной даты отпуска (графа 6 графика отпусков) либо вообще не предоставляется в текущем календарном году.

В таких случаях запланированную при утверждении графика отпусков дату начала отпуска (графа 6) вы не изменяете, а вносите сведения в графы 8 (основание (документ), где указываете его дату и номер (если есть)), 9 (дата предполагаемого отпуска) и 10 (примечание) графика.

В таблице приведены наиболее распространенные ситуации, требующие внесения изменений в график отпусков, и примеры записей, обосновывающих изменения.

Запомните, никаких исправлений и зачеркиваний при внесении изменений в график отпусков делать не надо. Если отпуск будет переноситься по тем или иным причинам неоднократно, то и вносить сведения об этом придется в график несколько раз.

Практические советы по составлению графика отпусков

Скоро наступит конец года. Нужно до его завершения успеть не только подвести итоги, но и наметить планы на будущее. По трудовому законодательству не позднее чем за две недели до Нового года необходимо определиться с отпусками сотрудников и составить графики их предоставления. Что обязательно знать при составлении читайте в статье.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и бесплатно !

Что такое график отпусков?

Отпускной график представляет собой расписание, устанавливаемое работодателем при взаимодействии с рабочими. Составляется и должен быть утвержден не позже истечения двух недель до Нового года. Время отпуска можно выбрать любое, если только оно не нарушает нормальную работу предприятия.

Во время его составления должны быть учтены и приведены к общему решению пожелания работников и производственный процесс. При большом количестве желающих уйти в отпуск в определенное время года, в зависимости от численности сотрудников, может быть установлен лимит количества отдыхающих.

Нужен ли график отпусков в небольшой организации?

Даже если в организации работает небольшой штат сотрудников и оно признано малым, то наличие графика отпусков все-равно обязательно. Трудовой кодекс разъясняет, что этот документ обязателен для исполнения работником и работодателем.

Есть работодатели, которые не желают выполнять предписания закона и не утверждают указанный график. В таком случае на них за это могут быть наложены штрафы трудовой инспекцией.

Права некоторых работников при составлении графика

При распределении отпускного периода необходимо принимать во внимание, что у некоторых категорий работников имеются преимущества и дополнительные права:

  • женщине, имеющей двоих и более детей, недостигших возраста 12 лет, предоставляется отпуск в летнее время в первую очередь;
  • аналогичные льготы предоставляются отцам-одиночкам, ветеранам войны и труда, сотрудникам младше 18 лет, опекунам или попечителям, Героям России или Советского союза, почетные доноры, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС;
  • супруги военнослужащих могут взять отпуск вместе с мужем (женой).

Продолжительность: норма и сверх нормы

При составлении графика отпусков учитывается время отдыха, положенное каждому работнику. Если сотрудник отработал год, то ему предоставляется отпуск длиной 28 календарных дней. Если же меньше – пропорционально отработанному времени.

Работникам, занятых на тяжелых и вредных работах или на Крайнем Севере, отдельным категориям служащих отпуск увеличивается, согласно закону. Могут устанавливаться дополнительные дни отдыха. Эти условия должны быть прописаны в коллективном договоре.

Специфика предприятия

Если организация занимается производством и нет возможности остановить процесс на время отдыха ее работников, то эта специфика должна учитываться при составлении графика отпусков.

Если организация работает сезонно, то лучше предоставить большее количество отпусков в зимний период. В учебных заведениях почти все сотрудники уходят в отпуск в летние месяцы, так как у учащихся тоже каникулы.

Как правильно составить график отпусков?

  • Готовится проект графика (форма Т-7), в котором должны быть указаны все имеющиеся подразделения, должности, данные работников, количество дней и дата отпуска, сведения о его переносе.
  • Если при организации имеется профсоюз, то график необходимо с ним согласовать. С этой целью в профком направляется с сопроводительным письмом проект документа. Выборный орган профсоюзной организации рассматривает его и в течение пяти дней возвращает с мотивированным заключением.
  • Проведя указанную процедуру, график должен утверждаться руководителем.
  • После этого график доводится до сведения работников. Непосредственно с ним законодательство не обязывает знакомить, так как даже специально разработанная форма графиков не содержит графы для подписей. Но в законе предусмотрено наличие обязанности работодателя по ознакомлению с локальными документами.
  • Выполнив все указанные процедуры, график направляется на хранение использование в кадровое подразделение. Ответственный работник рассылает копии в подразделения и в течение года вносит в него изменения.

Локальные акты предприятия

Многие организации принимают локальные нормативные акты, определяющие взаимоотношения между работником и работодателем. Они издаются в целях регулирования заработной платы, премирования, системы поощрений и иных вопросов.

Читайте так же:  Прогноз экономики россии мнения экспертов, последние новости

Федеральная служба по труду и занятости четко определила, что график отпусков является обязательным актом такого рода. Отличие его в унифицированной форме и определенных реквизитах.

Бланк формы Т-7

  • В 2001 году была утверждена единая форма графиков отпусков – Т-7, являющаяся обязательной для применения. В случае несоблюдения данного требования, возлагается штраф или деятельность организации приостанавливается.
  • На основании этой формы финансовыми подразделениями производятся выплаты отпускных. График необходимо подписывать руководителем отдела кадров и организации не позже чем за две недели до наступления Нового года.
  • Основные графы для заполнения от первой до шестой. Остальные графы предполагают работу с ними в течение года.
  • Если на работу принимаются вновь пришедшие сотрудники, то либо вносятся изменения в график, либо составляется новый и приобщается к действующему.
  • Чтобы зафиксировать факт ознакомления работника с графиком, на разных предприятиях или дописывают лишнюю графу, или прикладывают лист ознакомления.

Бланк формы Т-7 скачать (в формате word).

Опрос сотрудников

Создать график отпусков можно только на основании опроса всех сотрудников организации. Это необходимо для выявления желаемого времени и количества дней отдыха. Если предприятие большое, то этим занимается отдельный человек.

После опроса и учета всех предложения, составляется примерный график, который направляется в кадровую службу. Задача этого подразделения скорректировать его с учетом пожеланий работников и производственного процесса. После чего, график снова согласуется со всеми участниками и готовится локальный документ. При большом количестве сотрудников, можно сделать графики по подразделениям и общий.

Если остались неиспользованные дни за прошлый год

У работников часто могут оставаться неиспользованные дни отпуска с прошлого года. Нельзя не предоставлять отпуск 2 года подряд и более. При составлении графика эти дни могут учитываться или нет. Сначала сотрудник отгуливает за текущее время, а потом, в произвольном порядке, то, что осталось. Но даже если они не отражены в документе, то право на них не утрачивается. Предоставляются они на основании согласования с руководителем.

Как перенести отпуск

По вине работодателя отпуск переносится при его неоплате (должен быть расчет за три дня до начала) или при не уведомлении сотрудника о начале отдыха (за две недели). Но это возможно только при желании работника и соответствующем заявлении.

Сам рабочий тоже может поменять время своего отпуска или взять его частично. При этом достаточно заявление с визой руководителя.

Практические советы

  • Одновременный уход руководителя и его заместителя в отпуск недопустим.
  • В организации должно работать количество сотрудников, обеспечивающих функционирование.
  • Специалисты по одному и тому же профилю не должны отдыхать одновременно.
  • Отпуск за несколько лет не суммируется, а разбивается на части.
  • Грамотное распределение отпусков.

Типичные ошибки при составлении графика

  • Некоторые предприятия, особенно небольшие, не составляют график вообще. Это нарушение законодательства.
  • Иногда график составляется лишь для его наличия, а реально имеются расхождения со временем ухода в отпуск сотрудников и тем, что указано в документе.
  • График отпусков содержит иные вида отдыха.
  • Одна из частей отпуска не должна быть меньше четырнадцати дней.
  • При составлении графика отпусков руководителя и его заместителя нужно учитывать их взаимозаменяемость друг другом.
  • Встречаются случаи непредоставления отпуска для льготных категорий граждан в удобное для них время.
  • И самый вопиющий факт нарушения законности – невключение сотрудника в график по различным основаниям.

График отпусков – очень важный локальный документ организации и залог ее нормального функционирования. При его составлении необходимо учесть как интересы работника, так как производственную необходимость предприятия. Составлением графика должен заниматься компетентное лицо.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

График отпусков на 2019 год: как составить, заполнить и утвердить

Составлением графика отпусков должны заниматься абсолютно все работодатели вне зависимости от количества работников в организации. Посредством этого документа регламентируется очередность, в которой сотрудники уходят в оплачиваемые отпуска (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В ходе его составления во внимание принимаются пожелания работников и нюансы рабочего процесса.

Планирование отдыха на 2019 год

Отдых сотрудников должен быть спланирован, и это основная обязанность работодателя. График отпусков представляет важнейший локально-нормативный акт, который должен быть у каждого предприятия. Утверждение его должно произойти не позднее 17 декабря (т. е. за 2 недели до окончания года).

Стоит также принять во внимание новые нормы и правила, которые были внесены в законодательную базу статьями 185.1 и 262.2 Трудового кодекса РФ.

Согласно нормативам ст. 123 ТК РФ, утверждение документа осуществляется за 14 дней до начала нового года. Во избежание типичных ошибок в процессе заполнения можно воспользоваться шаблоном, который будет рассмотрен далее. Для определения периодов отдыха работников в 2020 году нужно успеть утвердить график до 17 декабря 2019 года.

В законодательстве разработана унифицированная форма заполнения документа под названием Т-7. Она имеет аналогичное название «График отпусков» и утверждена в рамках Постановления Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года. Но с 1 января 2013 года их применение необязательно, что прописано в нормах ст. 9 ФЗ №402 и Информации Минфина России №ПЗ-10/2012.

Нормативная база

Процедура оформления этого документа устанавливается на базе коллективного договора и правил внутреннего трудового распорядка. Причем представители организации Роструд убеждены в том, что график отпусков может различаться в зависимости от конкретного структурного подразделения.

Особенно актуальным такой подход считается для больших организаций с внушительной численностью сотрудников. В данной ситуации подготовку проектов осуществляет руководитель подразделения, который впоследствии передает документы в кадровый отдел.

[3]

Важную роль играет включение в документ сведений о длительности отпуска, которая зависит от числа дней, а также о продолжительности неиспользованного отдыха. Стоит включить в документ и новичков, которые пришли на предприятие недавно и не успели проработать 6 месяцев.

Есть несколько вариантов длительности отпуска. Выбор конкретного способа зависит от категории, к которой относится специалист:

  • ст. 115 ТК РФ – 28 дней (если сотрудники не имеют отношения к льготным категориям);
  • ст. 267 ТК РФ – 31 день (если специалист не достиг совершеннолетнего возраста);
  • ФЗ №181 от 24 ноября 1995 года – 30 дней (если наемный работник имеет группу инвалидности);
  • ФЗ №151 от 22 августа 1995 года – 30-40 дней (если сотрудник трудится на территории спасательной службы), конкретная продолжительность зависит от времени непрерывной трудовой деятельности;
  • ФЗ №136 от 7 ноября 2000 года (если специалист взаимодействует с оружием химического типа);
  • Постановление Правительства РФ №466 от 14 мая 2015 года (в случае, когда работник является педагогом определенной категории).
Читайте так же:  Льготы матерям одиночкам и суммы пособия

Для некоторых категорий сотрудников предусмотрены исключения из общего правила. Их перечень детально прописан в ст. 122 ТК РФ. Это женщины, которые планируют уйти в отпуск в связи с беременностью и родовой деятельностью, несовершеннолетние лица, усыновители детей до трехлетнего возраста.

В ст. 123 указано, что на основании желания самого специалиста он может рассчитывать на получение ежегодного отпуска по беременности и родам жены, отработанное время при этом роли не играет.

В ст. 286 ТК РФ речь идет о совместителях. В законе указано, что им отпуск должен предоставляться одновременно с отдыхом, оформленным по основному месту работы. Если специалист не успел отработать полгода, предоставление отпуска происходит авансом.

Наряду с этим вспомогательные дни отдыха будут предоставляться сотрудникам в целях прохождения диспансеризации, что указано в ст. 185.1 Трудового кодекса РФ.

Видео (кликните для воспроизведения).

Точные графики определены в Приказе Минздрава России №869н от 26 октября 2017 года. Так, в 2019 году эта возможность доступна для граждан определенных годов рождения. В настоящее время строгих межведомственных регламентов в данном направлении не имеется.

Как составить по форме Т-7

Для оформления документации требуется использование формы №Т-7. На стадии планирования необходимо заполнить 1-6 графы.

  1. В гр. 6 вносится информация о времени, в которое отпуск начинается. Сюда же относятся сотрудники, которые могут рассчитывать на получение отпуска в любое удобное время.
  2. В гр. 7, 8, 9 информация не вносится. Заполнение сведений происходит от руки на протяжении года по мере того как сотрудники уходят в отпуск.
  3. Роструд рекомендует сделать отдельную графу под названием «с графиком ознакомлен». А также можно составить специальный лист – приложение.

Работодатель должен помнить о нормах статьи 123 ТК РФ. В ней указано, что он должен уведомить сотрудников о времени начала отпуска за 2 недели до его наступления. До тех пор пока график отпусков не утвержден, он выступает исключительно в качестве проекта.

После его визирования кадровый специалист и руководитель структурного подразделения направляет документ в профсоюзную организацию (согласно нормам ст. 372 ТК РФ).

Для этого требуется создание выписки из протокола заседания профсоюзного комитета. Однако в настоящее время он есть не в каждой компании, о чем нужно сделать соответствующую пометку в строчке грифа согласования.

Дополнительная информация по составлению — ниже на видео.

Образец заполнения

Утверждение формы происходит только в том случае, если в ней заполнены графы 1-6. В качестве примера стоит разобрать унифицированный шаблон «График отпусков», составление которого происходит в соответствии с формой Т-7.

Пошаговый алгоритм оформления документа выглядит следующим образом:

  1. «Наименование предприятия». Для этого нужно прописать полное название фирмы, не используя сокращения.
  2. «Мнение выборного профсоюзного органа». В этом случае проставляется подпись, дата, а также делается надпись «Учтено». Если профсоюза нет, делается соответствующая пометка о его отсутствии.
  3. Присваивание документу номера и указание даты, в которую он был составлен, года, на который он действует.
  4. Оформление граф 1-6. Здесь указываются следующие сведения:
  • наименования, относящиеся к структурным подразделениям;
  • должности и ФИО сотрудников (без сокращений);
  • продолжительность отпуска в календарных днях (графа 5);
  • дата начала отдыха (графа 6).

Сопутствующие документы

В процессе оформления происходит составление некоторых дополнительных документов.

После того как ответственный компетентный работник проверяет правильность заполнения документа, можно приступать к его утверждению. Сделать это можно непосредственно на бланке или издать специальный приказ.

Унифицированная форма, как и в случае с графиком, отсутствует, поэтому предприятие может разработать собственный шаблон. Сотрудников необходимо ознакомить с документом под роспись. Допустимо дополнение с помощью столбца, в котором сотрудники будут ставить подпись и дату, в которую произошло ознакомление.

Заполнение столбцов 7-10 осуществляется вручную на протяжении года с того момента, как сотрудник ушел на отдых по факту. Если за этот период произошли определенные изменения, и время отдыха переносится, в столбце 8 указывается информация об этом.

В столбце 9, в свою очередь, проставляются реквизиты приказа. Столбец 10 заполняется в случае наличия примечаний. Например, может быть указана причина (основание) переноса.

Если работник был предупрежден работодателем менее, чем за 2 недели до начала отдыха, он может рассчитывать на подачу письменного заявления, на основании которого произойдет перенос этого периода на другой срок.

Документ может не составляться, если было принято решение об использовании отпуска в соответствии с графиком. Однако в законодательстве предусмотрено несколько ситуаций, в которых подача заявительной бумаги – обязательная процедура:

  • использование отпуска происходит ранее 6 месяцев непрерывной трудовой деятельности;
  • применение дней отдыха осуществляется на основании соглашения, заключенного между работником и работодателем;
  • сотрудник имеет отношение к категориям, которые могут рассчитывать на получение от работодателя отпуска в любое удобное время.

Журнал извещения сотрудников составляется на крупных предприятиях, в которых действует несколько подразделений. С его помощью можно упростить процедуру ознакомления работников с графиком отпусков и отметить, кто из них еще не был ознакомлен.

[1]

Когда и зачем составляется табель

Табель учета отпусков нужен для того, чтобы определять, кто из сотрудников ознакомился с графиком и отправился в отпуск, а кто еще этого не сделал.

Документ обычно представлен таблицей и содержит столбцы с должностями, именами работников, а также их подписями.

Кто может отдыхать в любое удобное время

Права многодетных работников по найму лиц прописаны в ФЗ №360 от 11 октября 2018 года, этот закон стал дополнением к норме ст. 262.2 ТК РФ.

Работодатели обязаны предоставить родителям трех и более детей до 12 лет отпуск в любое удобное время. Также отдыхать, когда захочется, могут работающие пенсионеры и инвалиды (они берут дополнительный отпуск в любое удобное для себя время).

Ответы на наиболее популярные вопросы по составлению графика отпусков представлены ниже.

Составляем график отпусков

«Зарплата», 2007, N 12

Декабрь — время составления графика отпусков на следующий год. В статье мы расскажем, на что нужно обратить внимание и какие нюансы учитывать, оформляя этот документ.

Согласно ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Что же представляет собой этот документ? Рассмотрим данный вопрос подробно.

Читайте так же:  Когда можно уйти в декретный отпуск

Что такое график отпусков

Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Он отражает сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений организации по месяцам (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Ответственность за отсутствие графика отпусков

График отпусков, наряду с приказом об их предоставлении и табелем учета рабочего времени, может рассматриваться как основание для предоставления и оплаты отпусков. Если такие графики отсутствуют или не соблюдаются работодателем, трудовая инспекция может квалифицировать его действия как нарушение трудового законодательства. Организацию могут привлечь к административной ответственности и наложить на нее штраф в размере от 30 000 до 50 000 руб. или приостановить деятельность до 90 суток. Должностным лицам грозит штраф от 1000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Чье мнение необходимо учесть

При составлении графика отпусков необходимо учесть интересы всех сторон трудового договора. Во-первых, мнение работодателя, которое формируется исходя из финансовых и производственных возможностей компании. Во-вторых, пожелания работника. Кроме того, если на предприятии функционирует выборный орган первичной профсоюзной организации, его мнение (в поддержку работника) также должно быть принято во внимание при составлении графика (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Форма документа

Унифицированная форма графика отпусков N Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Документу присвоен код 0284021/8 в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299.

В соответствии со ст. 356 разд. 8 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (с указанием сроков хранения), утвержденного Федеральной архивной службой России 6 октября 2000 г., хранить график отпусков необходимо один год. После этого документ можно уничтожить.

Когда составляют график

График отпусков формируется на один календарный год. Этим занимается специалист кадровой службы по представлению руководителей подразделений предприятия. Документ подписывает начальник кадровой службы и не позднее чем за две недели до наступления календарного года утверждает руководитель организации (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

График отпусков на 2008 г. должен быть составлен каждой организацией не позднее 17 декабря 2007 г.

Отпуск в удобное для работника время

При составлении графика отпусков работодатель вправе самостоятельно назначить их очередность исходя из производственных планов. Однако необходимо учитывать тот факт, что отдельным категориям работников ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются в удобное для них время. Эти категории приводятся в таблице (смотрите ниже).

В ст. 263 Трудового кодекса указаны категории сотрудников, которые могут взять дополнительный отпуск без сохранения заработной платы в удобное для них время, если это прописано в коллективном договоре организации. К ним относятся работники:

  • имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
  • воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
  • одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;
  • отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.

Таблица. Категории работников, которым предоставляются отпуска в удобное для них время

Нужно ли равномерно распределять отпуска

Отпуска работников распределяются в графике по очередности их предоставления с января по декабрь. При этом трудовое законодательство не обязывает работодателя распределять отпуска равномерно. Если работодатель заинтересован в этом, он может самостоятельно определить порядок и установить, что в течение каждого месяца в отпуске должно находиться 8,33% всего состава работников (100% штата : 12 мес.).


Пример 1. В ООО «Дормаш» работает 500 человек. Как равномерно распределить очередность предоставления отпусков работникам?

Решение. Каждый месяц в отпуск должны уходить примерно 42 человека (500 чел. : 12 мес.).

На практике в таком равномерном распределении отпусков для всего штатного состава организации необходимости не возникает. Как правило, важно соблюдать равномерность ухода в отпуск работников одной профессии, одного подразделения, участка, отдела, особенно если работа организована по сменам.

Составляем и оформляем

Перейдем непосредственно к составлению графика. Этому предшествует подготовительная работа.

Подготовка к составлению графика

Подготовку к составлению графика отпусков лучше начать заранее. Ведь общий график складывается из обработки информации по каждому работнику, у которого есть своя «отпускная история».

В первую очередь сотрудник отдела кадров должен определить, на какое количество дней отпуска работник вправе претендовать в будущем году. Этот показатель зависит от даты начала работы, сдвига рабочего года в связи с использованием отпуска за свой счет продолжительностью более 14 календарных дней в течение рабочего года, полноты использования отпусков за прошлые периоды. Далее необходимо выяснить, есть ли у работника право на льготы по выбору времени отпуска.

Данные по каждому сотруднику подразделения следует представить его руководителю. Тот в свою очередь доводит их до своих работников и выясняет предпочтения последних о желаемом времени ухода в отпуск, планах разделить отпуск на части, продолжительности каждой части отдыха. Информацию о правах и пожеланиях сотрудников по поводу отпуска можно представить в виде таблицы. Ее образец приведен на с. 111.

Образец ведомости планирования отпусков

Полученные сведения необходимо проанализировать. Всех работников подразделения нужно сгруппировать по профессиям (должностям) и сравнить запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь должны быть удовлетворены пожелания сотрудников, имеющих льготы. Во вторую очередь логично пойти навстречу работникам, претендующим на отпуск в неудобное для остальных время. И в последнюю очередь распределить отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар сезона. Кому из них отдать предпочтение, руководитель решает сообразно критериям, установленным внутренними локальными нормативными актами (коллективным договором) или негласно принятым в коллективе, например по старшинству.

Пример 2. В юридическом отделе по штату две единицы старших специалистов, три специалиста и один помощник специалиста. Как распределить отпуска между ними?

Решение. Очевидно, что оба старших специалиста не могут отсутствовать одновременно. Значит, начало их отпусков следует разнести по времени и проследить, чтобы периоды отдыха не накладывались один на другой, а шли последовательно. В графике первой появится запись о датах начала/окончания отпуска льготника, а затем (с корректировкой пожеланий) запись об отпуске второго старшего специалиста.

После проведения подготовительной работы можно приступать к заполнению графика отпусков. Как заполнять ту или иную графу, зависит от ситуации. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Читайте так же:  Законопроект о лишении гражданства за терроризм

Работники уходят в отпуск в обычном режиме

В графике отпусков обычно указывают конкретную дату начала отдыха работника. Если же в документе отмечены только месяцы, на которые приходятся отпуска, в преддверии отпуска работник должен подать заявление о его предоставлении с указанием даты начала и продолжительности.

При составлении графика отпусков графы 7, 8 и 9 не заполняются. В графе 7 «Отпуск/дата/фактическая» указывают дату фактического ухода в отпуск.

Чтобы в течение года графиком отпусков было удобно пользоваться, заполнять его лучше в хронологической последовательности. То есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск в начале января, и т.д. Отпуск работника может быть разделен на части и предоставлен в разные месяцы (ч. 1 ст. 125 ТК РФ). В такой ситуации фамилию сотрудника нужно указывать в графике отпусков несколько раз.

Если отпуск перенесен

В случае переноса отпуска работника на другое время в график необходимо внести изменения. Однако это возможно только с разрешения лица, утвердившего график. Перенос отпуска производится на основании заявления работника, составленного в произвольной форме. В этом случае заполняются графы 8 и 9 таблицы. В них указывают основание для перенесения отпуска и его предполагаемую дату.

Графа 10 «Примечание» заполняется в ситуации, когда отпуск сотрудника был перенесен по инициативе работодателя и для этого есть объективные причины. А именно:

  • если отпуск данного работника в текущем рабочем году неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);
  • если возникла необходимость отзыва сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).

Любое изменение в графике отпусков должно быть обоснованно и документировано. Руководитель организации издает приказ или распоряжение о переносе отпуска или отзыве из него, а работник дает на это письменное согласие .

Подробнее о документальном оформлении переноса отпуска, а также отзыва сотрудника из него читайте в статье «Если отпуск не состоялся. » // Зарплата, 2007, N 7. — Примеч. ред.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство не содержит требования использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности (сначала за более ранний рабочий период, затем за более поздний). В графике можно предусмотреть, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы. Кроме того, работник может пойти в отпуск, предоставленный за прошлый период, и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 01.03.2007 N 473-6-0).

Информируем об отпуске

В унифицированной форме N Т-7 нет специальной графы, предназначенной для подписи сотрудников. Тем не менее работники могут быть ознакомлены с документом, хотя в трудовом законодательстве такая обязанность не прописана. Каким образом?

Знакомим с графиком

Работодатель вправе решать, знакомить ли с утвержденным документом каждого сотрудника и каким образом. Подойдет любой способ ознакомления с графиком. Например, можно вывесить его на информационном стенде или внести дополнительную графу в форму N Т-7.

Подобные действия возможны на основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20. Главное, чтобы изменения были оформлены организационными документами, например приказом руководителя.

В «шапке» этой дополнительной графы (столбца) можно дать следующие формулировки:

  • с графиком ознакомлен (дата, подпись работника);
  • о дате начала отпуска извещен (дата, подпись работника).

Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков» смотрите ниже.

Образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков»

Пример 3. В ООО «Сосновый бор» работает 11 человек. Специалисту кадровой службы необходимо составлять каждый год график отпусков и заполнять его в течение этого периода. Как он должен оформить документ?

Решение. Рассмотрим пример заполнения графика на 2007 г. Работники Ф.Т. Земляникин, Р.М. Шишкина, А.П. Клюквина и А.П. Лисичкина решили отгулять отпуск в два этапа. Поэтому их фамилии вписаны в график дважды, по мере ухода. При этом А.П. Лисичкина значится только один раз. Вторая половина отпуска у нее переносится на 2008 г., поэтому в графике на 2007-й она отмечена не будет. Е.В. Листьева попросила перенести отпуск из-за болезни, а К.С. Груздев — по семейным обстоятельствам. В графе 7 напротив их фамилий стоят даты фактического ухода, в графе 8 — основание переноса отпуска (приказ), в графе 9 — дата предполагаемого ухода, объявленного работниками в момент переноса даты отпуска.

Работники О.А. Малиновский, А.П. Клюквина и П.И. Сыроежкина не смогли уйти в отпуск вовремя в связи с производственной необходимостью. Поэтому напротив их фамилий заполняются не только графы 8 и 9, но и 10. Обратите внимание: П.И. Сыроежкина запланировала новую дату ухода в отпуск, которая не совпадает с датой фактического ухода. Это также необходимо отразить в графике.

На предприятии нет выборного профсоюзного органа, поэтому строка, где необходимо отразить его мнение, не заполняется. График отпусков утвержден руководителем за две недели до начала календарного года, но поскольку 19 декабря 2006 г. была суббота, подписан он был 18 декабря. Дополнительные графы, например для подписи сотрудников, в документ не добавляли, так как в ООО «Сосновый бор» график отпусков вывешивают на информационном стенде.

Составленный на основании данных примера график отпусков приведен на с. 118.

Унифицированная форма N Т-7

Предупреждаем накануне отпуска

Видео (кликните для воспроизведения).

Ознакомление работника с графиком отпусков не отменяет обязанности работодателя уведомить его о начале отпуска непосредственно перед этим. Согласно ч. 3 ст. 123 Трудового кодекса Российской Федерации извещать сотрудников о дате начала отпуска работодатель обязан не позднее чем за две недели. Ниже приведена форма уведомления работника о наступающем отпуске.

Как составить график отпусков
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here